Privacyverklaring van Vrijwilligersinzet

Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is MLJ, uitgever van Vrijwilligersinzet. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Voor alle vragen over privacy gebruik je jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt antwoord van Jimenez Julien zelf, niet van een afdeling.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gegevens die je via deze website achterlaat

Deze site is een vitrine. Je kunt hier lezen, en je kunt het contactformulier invullen. Er zijn geen accounts, geen nieuwsbrief en geen advertentienetwerken.

Het contactformulier

Vul je het formulier op de homepage in, dan verwerken wij de velden die je zelf invult:

• je naam;
• je e-mailadres;
• de naam van je organisatie, als je die invult;
• je keuze in de lijst, bijvoorbeeld een demo of een van de pakketten Buurtkamer, Wijkteam of Welzijnsorganisatie;
• de omschrijving van je situatie in het tekstveld.

Wij gebruiken die gegevens om jouw aanvraag te beantwoorden, een demo in te plannen en zo nodig een offerte te maken. Meer niet. Je aanvraag wordt niet gebruikt om je later ongevraagd te benaderen met aanbiedingen, en gegevens uit het formulier worden nooit verkocht of gedeeld met derden voor commerciele doeleinden.

Let op wat je in het tekstveld zet. Beschrijf gerust je organisatie, je wijk en waar het misloopt in de coordinatie, maar vul er geen namen, adressen of gezondheidsgegevens van bewoners of vrijwilligers in. Voor dat soort informatie is een formulier op een openbare website niet de juiste plek.

Technische gegevens

De site wordt gehost door Netlify. Bij het opvragen van een pagina verwerkt Netlify technische gegevens die daarvoor nodig zijn, zoals het IP-adres, het tijdstip van het bezoek, de opgevraagde pagina en het type browser. Die gegevens worden gebruikt voor het afleveren van de pagina, voor beveiliging en om misbruik zoals geautomatiseerde spam tegen te gaan. Wij bouwen er geen bezoekersprofielen mee op en er staat geen statistiek- of advertentiescript op deze site.

Gegevens binnen de dienst zelf

Gebruikt jouw organisatie Vrijwilligersinzet als software, dan liggen de rollen anders dan bij deze website. Jouw organisatie bepaalt welke gegevens erin komen en waarvoor, en is daarmee verwerkingsverantwoordelijke. MLJ verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht en is verwerker. Wij leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, met afspraken over toegang, beveiliging, inschakelen van andere partijen, bewaartermijnen en teruggave of verwijdering bij het einde van de samenwerking.

Om welke gegevens gaat het in de praktijk?

• Vrijwilligers: naam, contactgegevens, beschikbaarheid, rollen en groepen, gevolgde instructie of training, en de registratie of een Verklaring Omtrent het Gedrag is ontvangen.
• Hulpvragen: de vraag van een bewoner, de wijk of straat, de gewenste frequentie en de aantekeningen die nodig zijn om een passende koppeling te maken.
• Koppelingen en diensten: wie aan welke vraag is gekoppeld, welke afspraken zijn gemaakt, welke diensten zijn ingepland en welke terugkoppeling er is gegeven.
• Medewerkers van jouw organisatie: naam, e-mailadres en de rol waarmee iemand inlogt, zodat duidelijk is wie welke gegevens mag zien.

Wij gebruiken de gegevens van klanten niet voor eigen doeleinden en kijken alleen in een omgeving als dat nodig is voor ondersteuning en jij daarom vraagt, of als een storing dat vereist. Ook voor jouw organisatie geldt de plicht uit artikel 30 AVG om een verwerkingsregister bij te houden. De uitzondering voor kleinere organisaties vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is of een risico voor betrokkenen inhoudt, en dat is bij een vrijwilligersbestand vrijwel altijd zo.

Gezondheidsgegevens, VOG en andere gevoelige velden

Bij hulpvragen uit de wijk ligt gezondheidsinformatie dichtbij. Iemand vraagt vervoer naar het ziekenhuis, heeft moeite met traplopen of is slecht ter been na een operatie. Zulke gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG en mogen alleen worden verwerkt als daar een geldige uitzondering voor is, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Daarom is Vrijwilligersinzet zo ingericht dat je zulke informatie niet zomaar in een vrij tekstveld zet. Er is een apart, afgeschermd veld voor wat echt nodig is om te kunnen koppelen, zichtbaar voor een beperkte kring medewerkers. In de artikelen leggen we uit hoe je daar in de dagelijkse praktijk mee omgaat, onder meer in het stuk over wat je van vrijwilligers mag vastleggen.

Van een Verklaring Omtrent het Gedrag leg je vast dat het document is ontvangen, de afgiftedatum door Justis en de rol waar het bij hoort. Een scan van het document zelf hoef je daarvoor niet te bewaren, en dat raden we ook af.

Op welke grondslag verwerken wij

• Uitvoering van een overeenkomst of maatregelen daaraan voorafgaand: voor het beantwoorden van je aanvraag, het geven van een demo, het uitbrengen van een offerte en het leveren van de dienst.
• Gerechtvaardigd belang: voor de beveiliging van de site, het tegengaan van misbruik en het onderhouden van gewone zakelijke correspondentie. Ons belang bij een werkende, veilige dienst weegt hier op tegen de beperkte inbreuk op jouw privacy.
• Wettelijke verplichting: voor de fiscale en administratieve bewaarplicht die op facturen rust.
• Toestemming: alleen waar die uitdrukkelijk wordt gevraagd, bijvoorbeeld als je ons uit eigen beweging aanvullende informatie stuurt.

Hoe lang bewaren wij gegevens

Wij bewaren niets langer dan nodig is voor het doel waarvoor het is verzameld.

• Een aanvraag die niet tot een samenwerking leidt, bewaren we zolang het gesprek loopt en verwijderen we daarna uit ons postvak.
• Loopt er wel een samenwerking, dan bewaren we de correspondentie zolang die nodig is voor de dienstverlening en de afhandeling daarvan.
• Facturen en de bijbehorende administratie vallen onder de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.
• Gegevens in de software van een klant volgen de bewaartermijnen die de klant zelf vaststelt en die in de verwerkersovereenkomst zijn vastgelegd. Bij het einde van de overeenkomst worden ze teruggegeven of verwijderd, naar keuze van de klant.

Wil je dat wij jouw aanvraag eerder verwijderen, stuur dan een bericht. Dat kan altijd en kost je geen uitleg.

Ontvangers en doorgifte

Wij schakelen alleen partijen in die nodig zijn om de dienst te laten werken:

• Netlify als hostingpartij en verwerker van de formulierinzendingen;
• de e-mailvoorziening waarmee wij jouw bericht ontvangen en beantwoorden;
• de hostingomgeving van de software voor klanten die Vrijwilligersinzet gebruiken.

De gegevens worden verwerkt op servers binnen de Europese Unie. Wij verkopen geen gegevens en geven ze niet door aan derden voor reclame of profilering. Verstrekking aan een overheidsinstantie gebeurt alleen als de wet daartoe verplicht.

Beveiliging en datalekken

Verbindingen met de site verlopen versleuteld. Toegang tot postvak en beheeromgeving is afgeschermd met sterke authenticatie, en het aantal mensen dat bij gegevens kan, is bewust klein gehouden. In de software werken we met rollen, zodat een vrijwilliger de eigen diensten ziet en niet het hele bestand.

Gaat er ondanks alles iets mis, dan melden wij een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor betrokkenen. Alle datalekken worden intern geregistreerd. Als het lek gegevens van een klant raakt, informeren wij die klant zo snel mogelijk, zodat die zijn eigen meldplicht kan nakomen.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in de gegevens die wij van je hebben, en het recht op rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com.

Wij beantwoorden een verzoek binnen een maand. Is het verzoek ingewikkeld of zijn er meerdere verzoeken tegelijk, dan mag die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; we laten je dan binnen de eerste maand weten dat we die verlenging gebruiken en waarom. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee je je identiteit aannemelijk maakt.

Ben je vrijwilliger of bewoner en gaan jouw gegevens over het werk van een organisatie die Vrijwilligersinzet gebruikt? Richt je verzoek dan aan die organisatie. Zij is verwerkingsverantwoordelijke en kan bij de gegevens. Wij helpen die organisatie desgevraagd om jouw verzoek uit te voeren.

Een klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met jouw gegevens omgaan, laat het ons eerst weten. We lossen het liever samen op. Kom je er met ons niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de bescherming van persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert de dienst of veranderen de regels, dan werken wij deze verklaring bij. De datum hieronder geeft aan wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten rechtstreeks.