Algemene voorwaarden van MLJ voor Vrijwilligersinzet

1. Wie wij zijn en wanneer dit geldt

Vrijwilligersinzet is een uitgave van MLJ, met de gegevens die je terugvindt in het colofon. In deze voorwaarden bedoelen wij met "wij" MLJ, met "jij" of "de klant" de organisatie die de dienst aanvraagt of gebruikt, en met "de dienst" de software Vrijwilligersinzet inclusief de bijbehorende ondersteuning.

Deze voorwaarden zijn van toepassing op het bezoek aan deze website, op elke aanvraag via het contactformulier, op elke offerte en op elke overeenkomst tussen ons. Inkoopvoorwaarden of algemene voorwaarden van de klant gelden alleen als wij die uitdrukkelijk en schriftelijk hebben aanvaard.

De dienst is bedoeld voor organisaties: welzijnsorganisaties, buurthuizen, dorpshuizen, stichtingen, verenigingen, wijkteams en mantelzorgsteunpunten. Wij richten ons niet op consumenten.

2. Wat de dienst inhoudt

Vrijwilligersinzet is software waarmee je hulpvragen uit de wijk registreert, vrijwilligers en hun beschikbaarheid bijhoudt, koppelingen maakt, diensten inplant en terugkoppelingen vastlegt. Daarbij hoort het bijhouden of een Verklaring Omtrent het Gedrag is ontvangen en bij welke rol die hoort.

Wat de dienst niet is, zeggen we er meteen bij. Vrijwilligersinzet is geen zorgdossier, geen boekhoudpakket, geen personeelsadministratie voor betaalde krachten en geen vervanging van het gesprek dat een coordinator met een bewoner voert. Het is een plek waar afspraken staan die anders alleen in iemands hoofd of telefoon zitten.

3. Deze website is een vitrine

Op deze site kun je lezen wat de dienst doet en een aanvraag doen. Je sluit hier geen abonnement af en je kunt hier niet betalen. Een aanvraag via het formulier is volledig vrijblijvend: er ontstaat geen verplichting voor jou en er ontstaat pas een overeenkomst nadat wij samen afspraken hebben vastgelegd.

De informatie op deze site is met zorg opgesteld, maar de teksten en de artikelen zijn algemeen van aard en geen juridisch of organisatorisch advies voor jouw specifieke situatie. Kloppen prijzen of beschrijvingen door een kennelijke vergissing niet, dan kun je ons daar niet aan houden.

4. Offertes en de overeenkomst

Na je aanvraag nemen wij binnen twee werkdagen contact op. Meestal volgt eerst een demo met jouw eigen wijk en jouw eigen soorten hulpvragen, zodat je ziet wat het in de praktijk betekent. Daarna kunnen wij een offerte uitbrengen.

Een offerte is dertig dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat je de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of zodra wij op jouw verzoek met de uitvoering beginnen. Afspraken die daarvan afwijken gelden alleen als wij ze schriftelijk hebben bevestigd.

5. Prijzen, btw en betalen

De dienst kent drie pakketten met een vast bedrag per maand: Buurtkamer voor 24 euro, Wijkteam voor 49 euro en Welzijnsorganisatie voor 89 euro. De genoemde bedragen zijn exclusief btw. Op deze dienst is het algemene btw-tarief van 21 procent van toepassing.

Werkzaamheden die buiten een pakket vallen, zoals een omvangrijke gegevensmigratie of een training op locatie, offreren wij vooraf apart. Zonder jouw akkoord voeren wij die niet uit.

Facturen worden per e-mail verstuurd en voldoen aan de wettelijke factuureisen. De betaaltermijn is dertig dagen na factuurdatum. Blijft betaling uit, dan sturen wij eerst een herinnering. Wordt daarna nog steeds niet betaald, dan mogen wij de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen volgens de wettelijke staffel, met een minimum van 40 euro. Wij mogen de toegang tot de dienst opschorten zolang een opeisbare factuur onbetaald blijft, nadat wij je daarvoor hebben gewaarschuwd.

Prijzen kunnen jaarlijks worden aangepast. Een aanpassing kondigen wij ten minste een maand van tevoren aan. Ben je het er niet mee eens, dan mag je de overeenkomst tegen de ingangsdatum van de nieuwe prijs beeindigen.

6. Duur, verlenging en opzeggen

De overeenkomst loopt per maand, tenzij wij schriftelijk iets anders afspreken. Zij verlengt telkens stilzwijgend met een maand. Opzeggen kan per e-mail, met een opzegtermijn van een maand tegen het einde van een lopende maand. Je hoeft daarvoor geen reden op te geven.

Bij het einde van de overeenkomst krijg je jouw gegevens in een bruikbaar bestandsformaat terug. Daarna verwijderen wij de gegevens uit de actieve omgeving, met inachtneming van de termijnen die in de verwerkersovereenkomst staan. Wij houden gegevens nooit vast om een vertrek te bemoeilijken.

Wij mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beeindigen als de klant de dienst gebruikt in strijd met de wet, als er sprake is van misbruik, of als een faillissement of surseance van betaling is uitgesproken.

7. Wat wij doen

• Wij leveren de dienst zoals beschreven in de offerte en spannen ons in om die goed te laten werken.
• Wij helpen bij de eerste inrichting en bij het overzetten van bestaande lijsten, en laten je de eerste import controleren voordat er iets definitief in staat.
• Wij beantwoorden vragen over het gebruik per e-mail, binnen twee werkdagen.
• Wij maken regelmatig reservekopieen en beveiligen de omgeving met passende technische en organisatorische maatregelen.
• Wij informeren je vooraf over wijzigingen die merkbaar zijn in het dagelijks gebruik.

8. Wat jij doet

• Je zorgt dat de gegevens die je invoert juist zijn en dat je gerechtigd bent ze te verwerken.
• Je gaat zorgvuldig om met inloggegevens en meldt het ons zodra je vermoedt dat iemand ongeautoriseerd toegang heeft.
• Je bepaalt zelf welke rollen welke gegevens mogen zien en houdt dat actueel als medewerkers of vrijwilligers vertrekken.
• Je bent verantwoordelijk voor je eigen beleid rond de Verklaring Omtrent het Gedrag, voor de afspraken met vrijwilligers en, als je een stichting of vereniging bent, voor de eisen die de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen aan het bestuur stelt.
• Je gebruikt de dienst niet voor doeleinden die in strijd zijn met de wet of met de rechten van anderen.

9. Beschikbaarheid en onderhoud

Wij doen ons uiterste best om de dienst beschikbaar te houden, maar wij geven geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid. Onderhoud dat merkbaar is, plannen wij zoveel mogelijk buiten kantooruren en kondigen wij vooraf aan. Bij een storing herstellen wij zo snel als redelijkerwijs mogelijk is en houden wij je op de hoogte.

10. Aansprakelijkheid

Wij zijn aansprakelijk voor schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van onze kant. Die aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ons hebt betaald voor de dienst.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde subsidie, gemiste inkomsten, reputatieschade of verlies van gegevens dat het gevolg is van handelen van de klant zelf. Ook zijn wij niet aansprakelijk voor beslissingen die de klant neemt over het koppelen van een vrijwilliger aan een bewoner: die afweging blijft altijd bij de organisatie liggen.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant. Een aanspraak op schadevergoeding vervalt als je die niet binnen een redelijke termijn na ontdekking schriftelijk bij ons meldt.

11. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de software, de vormgeving, de teksten en de artikelen op deze site berusten bij MLJ. Je krijgt bij de overeenkomst een niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de dienst voor de duur van de overeenkomst en voor de eigen organisatie.

De gegevens die je zelf invoert blijven van jou. Wij maken er geen eigendom op, gebruiken ze niet voor eigen doeleinden en verkopen ze niet. Het overnemen van hele artikelen van deze site is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming; citeren met bronvermelding en een werkende link mag altijd.

12. Persoonsgegevens

Voor deze website is MLJ verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die de klant in de software zet is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming, met afspraken over toegang, beveiliging, bewaartermijnen en teruggave.

Gegevens worden verwerkt op servers binnen de Europese Unie. Hoe wij met persoonsgegevens omgaan, staat uitgebreid in de privacyverklaring. Welke cookies daarbij worden geplaatst, lees je in het cookiebeleid.

13. Overmacht

Kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen door een omstandigheid buiten onze macht, zoals een langdurige storing bij de hostingpartij, een stroomuitval of een cyberaanval, dan is dat overmacht. Onze verplichtingen worden dan opgeschort. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beeindigen, zonder verplichting tot schadevergoeding.

14. Wijziging van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden aanpassen. Een wijziging kondigen wij ten minste een maand voor de ingangsdatum aan per e-mail. Ben je het niet eens met een wijziging die je positie wezenlijk verslechtert, dan mag je de overeenkomst tegen de ingangsdatum beeindigen.

15. Recht en rechter

Op deze voorwaarden en op elke overeenkomst tussen ons is Nederlands recht van toepassing. Komen wij er samen niet uit, dan leggen wij het geschil voor aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waar de klant is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.

Blijkt een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gewoon gelden. Voor de ongeldige bepaling komt dan een regeling in de plaats die de bedoeling ervan zo dicht mogelijk benadert.