Welke gegevens horen er in het dossier van een vrijwilliger en hoe lang bewaar je ze?

Een vrijwilligersdossier hoeft geen personeelsdossier te zijn, maar een naam met een telefoonnummer op een briefje is te weinig. Deze checklist loopt langs alles wat er wel in hoort, van de basisgegevens tot de Verklaring Omtrent het Gedrag en de bewaartermijn. Je kunt hem punt voor punt aflopen naast je eigen administratie.

Waarom een dossier en geen lijstje

De meeste organisaties beginnen met een lijst: naam, telefoon, e-mail, en welke dag iemand kan. Zolang de coordinator iedereen persoonlijk kent, werkt dat. Het gaat mis op het moment dat er iets van je gevraagd wordt: een subsidieverantwoording, een verzekeringskwestie, een vraag van een vrijwilliger over zijn eigen gegevens of een collega die de wijk overneemt.

Een dossier is niets anders dan diezelfde lijst met de velden erbij die je op zulke momenten nodig hebt. Het scheelt bovendien tijd bij het koppelen, want je kunt zoeken op wat iemand kan en wil in plaats van te moeten onthouden wie waar goed in is. Hoe dat zoeken in de praktijk gaat, staat in de gids over het koppelen van vrijwilligers aan hulpvragen uit de wijk.

Deel 1: de basisgegevens

Dit is het deel dat je bij de kennismaking invult. Houd het kort en vul de rest later aan. Een dossier dat bij de eerste ontmoeting al aanvoelt als een sollicitatie, schrikt mensen af.

• Voor- en achternaam, en de naam waarmee iemand aangesproken wil worden.
• Adres, postcode en de wijk of buurt waar iemand actief wil zijn.
• Telefoonnummer en e-mailadres, met de voorkeur voor het contactkanaal.
• Geboortedatum, alleen als je die echt nodig hebt voor de verzekering of voor een leeftijdsgrens bij een rol.
• Startdatum als vrijwilliger bij jouw organisatie.
• Naam en nummer van een contactpersoon voor noodgevallen, met de toestemming van die persoon.
• Rijbewijs en eigen vervoer, ja of nee.
• Talen die iemand spreekt, als je in een wijk werkt waar dat uitmaakt.

Deel 2: rol, afspraken en beschikbaarheid

Dit deel bepaalt of een koppeling gaat werken. Leg vast wat iemand wil doen, niet alleen wat iemand kan. Een vrijwilliger die graag klust maar door tijdgebrek steeds bij de koffieschenkerij wordt ingezet, verdwijnt na een paar maanden.

• De rol of rollen: bezoekvrijwilliger, chauffeur, gastvrouw, klusser, maatje, bestuurslid.
• Beschikbaarheid per dagdeel, plus de perioden waarin iemand er structureel niet is.
• Maximum aantal koppelingen of diensten dat iemand tegelijk wil hebben.
• Wat iemand uitdrukkelijk niet wil doen, en waarom als de vrijwilliger dat wil delen.
• Ervaring die relevant is: omgaan met dementie, met rouw, met mensen met een verstandelijke beperking.
• Gevolgde introductie, cursussen of trainingen, met datum.
• De vrijwilligersovereenkomst: ondertekend of niet, en waar het exemplaar ligt.
• Afspraken over onkosten en reiskosten, inclusief de manier van declareren.

Voor reiskosten geldt in Nederland een onbelaste vergoeding van 0,23 euro per kilometer sinds 1 januari 2024. Of en hoe je die toepast, is een eigen keuze van de organisatie, maar leg de afspraak per vrijwilliger vast zodat er achteraf geen discussie ontstaat.

Deel 3: VOG en verklaringen

De Verklaring Omtrent het Gedrag wordt afgegeven door Justis. Voor rollen waarin iemand alleen bij kwetsbare mensen thuiskomt of met kinderen werkt, is het in veel organisaties beleid om er altijd om te vragen. Registreer daarbij drie dingen.

1. Of de verklaring is ontvangen, en op welke datum je hem hebt ingezien.
2. De datum van afgifte door Justis, want daarmee bepaal je wanneer je opnieuw vraagt.
3. Bij welke rol of welk profiel de verklaring hoort, zodat je ziet of hij nog past bij wat iemand nu doet.

Bewaar niet standaard een kopie van het document zelf als je alleen hoeft te weten dat je het gezien hebt. Een aantekening dat de verklaring is ingezien, met datum en de naam van de medewerker die dat deed, is minder belastend en vaak voldoende. Wat er juridisch wel en niet moet, staat uitgewerkt in het artikel over VOG en AVG bij vrijwilligers.

Deel 4: contactmomenten en ontwikkeling

Dit is het deel dat organisaties het vaakst overslaan en dat het meeste oplevert. Een vrijwilliger die één keer per jaar een echt gesprek krijgt, blijft langer. Een vrijwilliger die alleen wordt gebeld als er een gat in het rooster zit, haakt af.

• Datum en korte notitie van het kennismakingsgesprek.
• Datum van elk voortgangs- of waarderingsgesprek, met één regel over wat er besproken is.
• Signalen over belasting: iemand die te veel op zich neemt, of juist iemand die minder wil.
• Wensen voor de toekomst: een andere rol, een training, meer of minder uren.
• De datum voor het volgende contactmoment. Zonder dat veld gebeurt het niet.

Deel 5: afronding, bewaartermijn en opschonen

Een dossier heeft ook een einde. Als iemand stopt, leg dan vast wanneer en waarom, of er nog materiaal of een sleutel terug moet, en of de vrijwilliger benaderd mag worden voor incidentele klussen.

Voor de bewaartermijn gelden twee dingen tegelijk. De AVG is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Die schrijft geen vaste termijn voor, maar wel dat je gegevens niet langer bewaart dan nodig. Daarnaast geldt voor je financiële administratie, en dus voor onkostendeclaraties, een bewaarplicht van 7 jaar.

Wat je per onderdeel bewaart en waarom

Onderdeel	Termijn	Reden
Declaraties en onkostenvergoedingen	7 jaar	Bewaarplicht voor de administratie
Contactgegevens en rol	Zelf vast te stellen termijn na uitschrijving	Niet langer bewaren dan nodig volgens de AVG
Aantekening dat de VOG is ingezien	Zolang de rol duurt, daarna volgens je eigen beleid	Aantonen dat je het screeningsbeleid hebt uitgevoerd
Gespreksnotities	Kort na afronding opschonen	Bevat vaak persoonlijke observaties

Leg de termijnen die je kiest ergens vast en pas ze consequent toe. Wie een verzoek om inzage of wissing krijgt, moet dat binnen een maand beantwoorden, met een verlenging van maximaal twee maanden. Dat lukt alleen als je weet welke velden waar staan en wie er bij kan.

Wat er juist niet in het dossier hoort

Een checklist is pas af als hij ook zegt wat je weglaat. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG. Dat een vrijwilliger een tijd niet kan omdat zij herstelt van een operatie, hoeft niet in het dossier: noteer dat zij tot een bepaalde datum niet beschikbaar is.

• Geen diagnoses, medicatie of behandelingen van vrijwilligers of van bewoners.
• Geen kopieën van identiteitsbewijzen zonder een duidelijke wettelijke reden.
• Geen burgerservicenummer, tenzij je dat aantoonbaar nodig hebt.
• Geen losse indrukken of oordelen die je niet zou voorlezen aan de betrokkene zelf.
• Geen schaduwadministratie in een privételefoon of een persoonlijk postvak.

Dat laatste punt is in de praktijk het hardnekkigst. Roosters, afzeggingen en afspraken belanden in appgroepen en verdwijnen daar ook weer. Waar dat structureel tot problemen leidt, staat beschreven in het overzicht van veelgemaakte fouten bij het roosteren van vrijwilligers.

De checklist in het kort

1. Basisgegevens compleet en actueel, met een noodcontact.
2. Rol, wensen en beschikbaarheid vastgelegd in zoekbare velden.
3. Overeenkomst getekend en onkostenafspraken genoteerd.
4. VOG-status per rol bijgehouden, met datum van afgifte en inzage.
5. Introductie en trainingen met datum in het dossier.
6. Elk contactmoment één regel, plus een datum voor het volgende.
7. Gevoelige velden afgeschermd voor een beperkte kring medewerkers.
8. Bewaartermijn per onderdeel bepaald en periodiek opgeschoond.
9. Duidelijk wie welke velden mag zien, ook als een collega een wijk overneemt.

Conclusie: een dossier dat werkt zonder dat het zwaar wordt

Een goed vrijwilligersdossier is geen dikke map maar een handvol velden die je consequent invult. Het maakt koppelen sneller, het maakt overdragen mogelijk en het geeft je rust op de momenten dat er iets van je gevraagd wordt. Het belangrijkste is dat alle negen punten hierboven op één plek staan en niet verspreid over een spreadsheet, een agenda en een telefoon.

In het vrijwilligersdossier van Vrijwilligersinzet zijn deze velden standaard aanwezig, met afgeschermde velden voor gevoelige notities en een signaal zodra iemand wordt ingepland voor een rol waarvoor de VOG nog ontbreekt. Wil je meekijken met je eigen rollen en wijken, vraag dan een demo aan via het contactformulier. Wie deze checklist heeft samengesteld en waarom, lees je op de pagina over Jimenez Julien.