Vrijwilligersinzet Wijk, vraag en vrijwilliger Demo aanvragen
Voor buurthuizen en steunpunten

Elke hulpvraag uit de wijk vindt een vrijwilliger die past

Vrijwilligersinzet legt vragen, vrijwilligers en afspraken naast elkaar op een kaart van jouw wijk, zodat het koppelen niet langer in het hoofd van een enkele coordinator zit.

Vraag een demo aan Zo werkt het koppelen

Gegevens op servers in de Europese Unie. Antwoord op je aanvraag binnen twee werkdagen.

  • Hulpvraag aan de Kerkstraat Wekelijks boodschappen, liefst dinsdagochtend, mevrouw spreekt zacht.
  • Vrijwilliger in dezelfde straat Beschikbaar op dinsdag en donderdag, VOG ontvangen, rijdt zelf.
  • Koppeling vastgelegd Kennismaking gepland, terugkoppeling na drie weken, coordinator kijkt mee.

Voorbeeldweergave van een wijkoverzicht

Het probleem

De wijk vraagt van alles, en het komt allemaal bij een persoon binnen

In veel buurthuizen en steunpunten is er een coordinator die iedereen kent. Dat werkt zolang die persoon er is. Zodra er vakantie, ziekte of een tweede wijk bij komt, blijkt hoeveel er nergens is opgeschreven.

  • Aanmeldingen komen binnen via de telefoon, de balie, een e-mailadres en drie appgroepen. Niemand weet welke lijst de actuele is.
  • Een hulpvraag blijft weken liggen omdat de vrijwilliger die erbij past wel bekend is, maar net niet in beeld op het moment dat de vraag valt.
  • Vrijwilligers krijgen dezelfde oproep drie keer, of juist maandenlang niets, en haken stilletjes af zonder dat iemand het merkt.
  • Bij een controle of een subsidiegesprek is niet snel te laten zien wie waar is ingezet, wie een VOG heeft aangeleverd en welke afspraken er liggen.
  • Gegevens over gezondheid en thuissituatie staan in losse documenten, terwijl dat bijzondere persoonsgegevens zijn volgens artikel 9 AVG.
  • De coordinator werkt avonden door aan een rooster dat de volgende ochtend alweer klopt noch rond is.
De oplossing

Van losse vraag naar vaste koppeling in vier stappen

Vrijwilligersinzet volgt de weg die je nu ook al aflegt, alleen staat elke stap op een plek waar je collega hem ook ziet.

  1. Vraag opnemen

    Je legt een hulpvraag vast met wijk, soort ondersteuning, gewenste dagdelen en wat er nodig is om het te laten slagen. Wie de vraag aanmeldde en wanneer, staat er automatisch bij.

  2. Match zoeken

    Het overzicht toont welke vrijwilligers beschikbaar zijn in die buurt, op dat dagdeel, met de juiste ervaring en een geldig dossier. Je kiest zelf, het systeem denkt mee.

  3. Afspraken vastleggen

    Kennismaking, startdatum, frequentie en de naam van de contactpersoon komen in de koppeling te staan. Vrijwilliger en aanvrager krijgen dezelfde bevestiging per e-mail.

  4. Terugkoppelen

    Na een afgesproken periode vraagt het systeem hoe het gaat. Loopt het goed, dan blijft de koppeling staan. Loopt het niet, dan zie je dat op tijd en niet pas bij het jaarverslag.

Wat erin zit

Functies die zijn gebouwd voor de wijk, niet voor een kantoor

Alles wat je in een gemiddelde week nodig hebt, en niets waarvoor je een handleiding moet openen.

Overzicht

Wijkkaart met open vragen

Alle openstaande hulpvragen per buurt, gesorteerd op hoe lang ze al wachten. Je ziet in een oogopslag waar het knelt en welke straat al weken op iemand wacht.

Vrijwilligers

Profiel met beschikbaarheid

Per vrijwilliger de dagdelen, de wijken, de taken die iemand wil doen en de taken die iemand liever niet doet. Wijzigingen kan de vrijwilliger zelf doorgeven.

Dossier

VOG en afspraken bij elkaar

Je legt vast of een Verklaring Omtrent het Gedrag is ontvangen, wanneer Justis die afgaf en bij welke rol die hoort. Ontbreekt het document bij een rol waarvoor je het vraagt, dan zie je dat voor de inzet begint.

Planning

Diensten en roosters

Bardiensten, dagbesteding, vervoer en spreekuren in een rooster waarin dubbele inzet meteen opvalt. Vrijwilligers reageren op een uitnodiging zonder in te loggen.

Contact

Berichten met een spoor

Uitnodigingen, bevestigingen en herinneringen gaan vanuit het systeem, zodat het gesprek niet verdwijnt in het privetelefoonnummer van een coordinator die met vakantie is.

Verantwoording

Rapportage voor de gemeente

Een export per periode met het aantal koppelingen, de wijken, de soorten ondersteuning en de doorlooptijd van vraag tot match. Bruikbaar in een subsidieverantwoording.

Zorgvuldig

Afgeschermde velden

Wat over gezondheid of thuissituatie gaat, staat in een apart veld dat alleen zichtbaar is voor de medewerkers die het nodig hebben. Wie wat bekeek, is terug te zien.

Waardering

Aandacht voor vrijwilligers

Signalen wanneer iemand lang niet is ingezet, wanneer een jubileum nadert en wanneer een vrijwilliger aangaf te willen stoppen. Zodat waardering niet afhangt van geheugen.

Wat het oplevert

Merkbaar in de wijk, merkbaar op kantoor

Geen beloftes over percentages, wel het verschil dat coordinatoren zelf benoemen als ze het overzicht terugkrijgen.

De wachttijd wordt zichtbaar

Je weet welke vraag het langst openstaat en waarom. Dat maakt het gesprek met het wijkteam en de gemeente concreter dan een gevoel dat het druk is.

Vakantie is geen breekpunt

Een collega neemt een wijk over zonder eerst twee dagen te bellen. De afspraken staan er, de contactgegevens ook.

Vrijwilligers voelen zich gezien

Wie zich aanmeldt, krijgt binnen redelijke tijd antwoord. Wie een tijd niets hoorde, komt weer in beeld voordat het contact verwatert.

Verantwoording kost een middag, geen week

De cijfers voor het jaarverslag komen uit het werk zelf, niet uit een reconstructie achteraf in een spreadsheet.

Privacy is geordend

Gevoelige informatie staat op een plek met een reden en een bewaartermijn, in plaats van in een map met losse documenten.

Het bestuur kan meekijken

Sinds de WBTR van 1 juli 2021 kijkt een bestuur scherper naar taken en verantwoordelijkheden. Een helder overzicht van de inzet helpt bij dat gesprek.

Eerlijk over wat dit is

Waarom je dit aan je vrijwilligersadministratie durft toe te vertrouwen

We tonen geen logo's van organisaties en geen sterren. Wel wat waar is over de dienst, de regels erachter en de mensen die eraan werken.

Wat het wel doet

  • Hulpvragen, vrijwilligers en koppelingen bijhouden per wijk.
  • Roosters en uitnodigingen versturen en de reacties vastleggen.
  • VOG-status, afspraken en terugkoppelingen bewaren bij het juiste dossier.
  • Overzichten maken voor bestuur, gemeente en jaarverslag.

Wat het niet doet

  • Het is geen zorgdossier en geen elektronisch clientendossier.
  • Het beoordeelt geen mensen en maakt geen automatische keuzes over inzet.
  • Het vervangt het gesprek aan de keukentafel niet, het bewaart alleen wat daar is afgesproken.
  • Er zit geen betaalmodule in en er wordt niets gedeeld met adverteerders.

De regels erachter

Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG en worden daarom apart afgeschermd. Voor jouw organisatie treedt MLJ op als verwerker, met een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG.

Een datalek melden we zo dat jouw organisatie de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur kan doen. Verzoeken van betrokkenen om inzage of verwijdering kun je binnen een maand afhandelen, met de wettelijke verlenging als het complex is.

Waar je gegevens staan

De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. De AVG is leidend, aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Je krijgt je gegevens terug in een leesbaar bestand als je stopt, en daarna verwijderen we ze.

Wie erachter zit

Vrijwilligersinzet is een uitgave van MLJ. Jimenez Julien is de maker en het aanspreekpunt. Op de pagina over de auteur lees je hoe hij werkt en waarom dit onderwerp hem bezighoudt.

Na het formulier

Je aanvraag komt rechtstreeks bij Jimenez Julien binnen. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, met een voorstel voor een demo van een half uur waarin we jouw wijk en jouw soorten hulpvragen gebruiken. Geen verkoopgesprek met een script.

Zo ziet het eruit in de praktijk

De volgende situatie is een geschetst voorbeeld en geen uitspraak van een bestaande organisatie. Op maandagochtend meldt een wijkverpleegkundige dat een meneer aan de Kerkstraat hulp bij boodschappen zoekt. De coordinator legt de vraag vast met wijk, dagdeel en de opmerking dat meneer slecht ter been is. Het overzicht toont drie vrijwilligers die op dinsdagochtend beschikbaar zijn in die buurt en van wie het dossier compleet is. Een van hen woont twee straten verderop. Woensdag staat de kennismaking gepland, en over drie weken vraagt het systeem of de koppeling nog goed loopt.

Tarieven

Drie pakketten, per maand, zonder verrassingen

Prijzen per maand, exclusief btw. Je kiest op basis van het aantal wijken en het aantal medewerkers dat meekijkt, niet op basis van het aantal vrijwilligers.

Buurtkamer

24 euro

per maand

  • Een locatie of buurt
  • Twee medewerkers met toegang
  • Hulpvragen, vrijwilligers en koppelingen
  • Uitnodigingen per e-mail
  • Export voor het jaarverslag
Kies Buurtkamer
Meest gekozen opzet

Wijkteam

49 euro

per maand

  • Tot vier wijken of locaties
  • Acht medewerkers met toegang
  • Roosters en diensten
  • VOG-signalen en afgeschermde velden
  • Terugkoppeling na een koppeling
  • Rapportage per periode
Kies Wijkteam

Welzijnsorganisatie

89 euro

per maand

  • Onbeperkt wijken en locaties
  • Medewerkers met eigen rollen en rechten
  • Mantelzorgondersteuning als apart traject
  • Overdracht van wijken tussen coordinatoren
  • Begeleide overzetting van bestaande lijsten
  • Verwerkersovereenkomst en overleg met je bestuur
Kies Welzijnsorganisatie

Twijfel je tussen twee pakketten? Begin bij het kleinste. Overstappen kan per maand en je gegevens gaan mee.

Veelgestelde vragen

Vragen die coordinatoren als eerste stellen

Voor wie is Vrijwilligersinzet gemaakt?

Voor welzijnsorganisaties, buurthuizen en mantelzorgsteunpunten die vrijwilligers koppelen aan vragen uit de wijk. Een dorpshuis met een betaalde kracht en twintig vrijwilligers kan er net zo goed mee werken als een welzijnsorganisatie met meerdere wijken.

Moeten onze vrijwilligers zelf inloggen?

Dat mag, maar het hoeft niet. Een vrijwilliger kan een uitnodiging per e-mail beantwoorden zonder account aan te maken. Wie wel inlogt, ziet alleen de eigen diensten, de eigen koppelingen en de eigen gegevens.

Hoe gaan jullie om met gezondheidsgegevens van bewoners?

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG. In het hulpvraagdossier leg je daarom alleen vast wat nodig is om te kunnen koppelen, in een apart afgeschermd veld dat zichtbaar is voor een beperkte kring medewerkers.

Houdt het systeem bij of een VOG is aangeleverd?

Ja. Per vrijwilliger leg je vast of een Verklaring Omtrent het Gedrag is ontvangen, wanneer die door Justis is afgegeven en bij welke rol die hoort. Je krijgt een signaal zodra iemand wordt ingepland voor een rol waarvoor het document nog ontbreekt.

Waar staan onze gegevens?

De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. MLJ treedt op als verwerker voor jouw organisatie en werkt met een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG, met afspraken over toegang, bewaartermijnen en teruggave.

Kunnen we onze bestaande lijsten overzetten?

Ja. Vrijwilligers, hulpvragen en groepen lever je aan als spreadsheet. Wij zetten de kolommen om en laten je de eerste import controleren voordat er iets definitief in staat, zodat je zelf ziet wat waar terechtkomt.

Wat gebeurt er als een coordinator wegvalt?

Afspraken, contactgegevens en koppelingen staan in het systeem en niet in een telefoon of een postvak. Een collega neemt een wijk over door de rol over te zetten, zonder dat alle vrijwilligers opnieuw benaderd hoeven te worden.

Wat kost het en zit ik ergens aan vast?

Je kiest een pakket per maand: Buurtkamer, Wijkteam of Welzijnsorganisatie. Een aanvraag via het formulier is vrijblijvend, je krijgt eerst een demo met je eigen wijk en je eigen soorten hulpvragen.

Uit de artikelen

Wat we schrijven over coordineren in de wijk

Praktische stukken voor mensen die vrijwilligers begeleiden, geschreven met de dagelijkse gang van zaken in een buurthuis in het achterhoofd.

Alle artikelen over vrijwilligerscoordinatie

Contact

Laat zien hoe jouw wijk eruitziet, dan laten wij zien hoe het werkt

Vertel kort hoeveel vrijwilligers je begeleidt, hoeveel wijken of locaties je bedient en waar het nu vastloopt. Dan zetten we voor de demo jouw soorten hulpvragen klaar, zodat je niet naar een voorbeeldbestand zit te kijken maar naar je eigen werk.

Een aanvraag is vrijblijvend. We verkopen niets tijdens dat gesprek en er volgt geen reeks herinneringsmails.

Liever gewoon een e-mail sturen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com.

Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van Jimenez Julien zelf.

Je gegevens gebruiken we alleen om je aanvraag te beantwoorden. Lees hoe we daarmee omgaan in de privacyverklaring.