Hoeveel uren en euro's kost het coordineren van vrijwilligers en wat levert software op?

Coordinatie kost niets, hoor je in de wijk nog vaak: het gebeurt er gewoon bij. Onder dat "erbij" zit een stapel uren, kilometers en herstelwerk die op geen enkele begroting terugkomt. In dit artikel reken je met je eigen getallen uit wat het coordineren van vrijwilligers werkelijk kost, en zie je welke posten verschuiven zodra dat werk in software zit.

Waarom een landelijk gemiddelde je niets vertelt

Een buurthuis met twintig vrijwilligers en twee vaste openingsdagen lijkt in niets op een welzijnsorganisatie die drie wijken bedient met een mantelzorgsteunpunt erbij. De ene coordinator plant vooral diensten, de andere doet vooral intakes bij mensen thuis. Een gemiddelde over die twee is een getal zonder betekenis.

Daarom staan er in dit artikel geen landelijke cijfers over uren of besparingen. Wat er wel staat, is een rekenwijze die je in een uur kunt aflopen met de gegevens die je zelf al hebt: een rooster, een urenstaat, een bankafschrift en je herinnering aan de afgelopen twee maanden.

De uitkomst is bruikbaar in een gesprek met je bestuur, in een subsidieaanvraag en in de afweging of een abonnement de moeite waard is. Het is bovendien een getal dat je zelf kunt verdedigen, want je hebt elke post er zelf ingezet.

De drie soorten kosten die je moet scheiden

Uren die je aan coordinatie besteedt

Dit is bijna altijd de grootste post en tegelijk de minst zichtbare. Het gaat om het rondje bellen voor het rooster, het uitvragen van beschikbaarheid, het invullen van een gat na een afzegging, de intake bij een nieuwe hulpvraag, de kennismaking met een nieuwe vrijwilliger, het bijhouden van lijsten en het terugkoppelen naar een wijkteam of een familie.

Reken deze uren tegen een echte prijs. Voor een betaalde kracht is dat het brutoloon plus werkgeverslasten, gedeeld door de gewerkte uren. Sinds 1 januari 2024 geldt er in Nederland een wettelijk minimumuurloon, dus een ondergrens is er in elk geval. Doet een vrijwilliger de coordinatie, reken dan met wat je zou moeten betalen als die persoon morgen stopt, want dat is het bedrag dat je risico loopt.

Geld dat de deur uitgaat

Deze post is het makkelijkst te vinden, want hij staat op je afschrift. Denk aan de onkostenvergoedingen die je uitkeert, de reiskosten van coordinatoren en vrijwilligers, drukwerk en kopieerkosten voor roosters en formulieren, de aanvraagkosten voor verklaringen, en de koffie en de attenties waarmee je vrijwilligers bedankt.

Voor kilometers is er een duidelijk ankerpunt: sinds 1 januari 2024 mag een onbelaste reiskostenvergoeding van 0,23 euro per kilometer worden gegeven. Wie huisbezoeken doet in een uitgestrekt buitengebied ziet die post oplopen op een manier die in een stadswijk nauwelijks bestaat.

Kosten die pas zichtbaar worden als het misgaat

De derde soort is de vervelendste, omdat hij zich per gebeurtenis aandient. Een dienst die onbezet blijft en waardoor de deur dicht gaat. Een vrijwilliger die stilletjes afhaakt en die je opnieuw moet werven en inwerken. Een hulpvraag die twee keer wordt opgepakt en een familie die daardoor het vertrouwen verliest.

En er is een categorie waar echt bedragen aan hangen. Wie persoonsgegevens van bewoners verwerkt, valt onder de AVG. Een datalek moet binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert, en alle datalekken moeten intern worden geregistreerd. De maximale boete bedraagt 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is. Dat maximum is niet geschreven voor een buurthuis, maar het laat zien in welke orde van grootte de wetgever denkt.

Zo reken je het in een uur uit

1. Kies twee representatieve weken uit de afgelopen maanden. Geen vakantieweek en geen week met het buurtfeest erin.
2. Schrijf per week op hoeveel uur er is besteed aan roosteren, bellen, appen, intakes, terugkoppelen en administratie. Vraag het ook aan de collega die het half meedoet.
3. Vermenigvuldig het gemiddelde met 46 werkbare weken en je hebt een jaartotaal aan coordinatie-uren.
4. Zet daar een uurprijs onder, op de manier die hierboven staat beschreven.
5. Tel de uitgaven uit je eigen administratie erbij op: vergoedingen, kilometers, drukwerk, verklaringen, attenties.
6. Schat tot slot de herstelkosten met tellen in plaats van gevoel: hoeveel diensten bleven onbezet, hoeveel vrijwilligers verdwenen zonder gesprek, hoeveel vragen bleven te lang liggen.

Rekenblad voor de jaarlijkse kosten van coordinatie

Post	Waar je het vindt	Hoe je het rekent
Coordinatie-uren	Twee steekweken plus urenstaten	Uren per week maal 46 maal de uurprijs
Reiskosten	Declaraties en bankafschrift	Kilometers maal 0,23 euro
Vergoedingen en attenties	Grootboek en kasboek	Werkelijke uitgaven van vorig jaar
Papier en drukwerk	Facturen kopieerwerk	Werkelijke uitgaven van vorig jaar
Werving en inwerken	Aantal vertrokken vrijwilligers	Aantal maal de uren per nieuwe vrijwilliger
Onbezette diensten	Rooster en dagrapportage	Aantal maal de gemiste openstelling

Wie dit rekenblad een keer invult, schrikt zelden van de uitgaven. Het zijn de uren en de herstelposten die het beeld kantelen, en juist die twee staan nooit in de begroting. Veel van die herstelposten komen overigens voort uit een handvol terugkerende misgrepen, die in het overzicht van de zeven fouten die het roosteren van vrijwilligers laten mislukken stuk voor stuk langskomen.

Wat de software zelf kost

Aan de andere kant van de streep staat een bedrag dat wel precies bekend is. Vrijwilligersinzet werkt met drie pakketten per maand, zonder verborgen posten en zonder verplichte begeleidingstrajecten.

De drie pakketten, per maand en per jaar

Pakket	Per maand	Per jaar	Past bij
Buurtkamer	24 euro	288 euro	Een buurthuis of dorpshuis met een kleine groep vrijwilligers
Wijkteam	49 euro	588 euro	Een steunpunt of wijkteam met meerdere coordinatoren
Welzijnsorganisatie	89 euro	1068 euro	Een organisatie met meerdere wijken en locaties

Op deze bedragen is het algemene btw-tarief van 21 procent van toepassing. Of je die btw kunt verrekenen, hangt af van de fiscale positie van je eigen organisatie; vraag dat na bij degene die jullie jaarrekening opstelt voor je het in een begroting zet.

Reken daarnaast eenmalig op tijd voor de start: het overzetten van bestaande lijsten, het inrichten van de soorten hulpvragen en diensten, en een uitleg aan de mensen die ermee gaan werken. Dat is geen groot project, maar het is ook geen middag.

Welke posten verschuiven en welke blijven

Software verplaatst kosten, hij laat ze niet verdampen. Het is eerlijker en overtuigender om dat zo op te schrijven.

• Verschuift duidelijk: het herhaalde uitvragen van beschikbaarheid, het zoeken naar wie ook alweer waarvoor gebeld moest worden, en het overtypen van gegevens van het ene lijstje naar het andere.
• Verschuift deels: het opvangen van afzeggingen. De route wordt korter omdat je meteen ziet wie kan invallen, maar iemand moet nog steeds de knoop doorhakken.
• Blijft volledig: de intake bij een bewoner, het kennismakingsgesprek met een nieuwe vrijwilliger en het telefoontje naar iemand die uit beeld dreigt te raken. Dat is het echte werk en daar hoort geen besparing bij.
• Wordt kleiner in risico: het bewaren van gegevens over gezondheid en thuissituatie. Zulke bijzondere persoonsgegevens vallen onder artikel 9 AVG en horen in een afgeschermd veld, niet in een appgroep of een gedeeld bestand.

De afweging tussen een bestaand bestand, een groepsapp en een systeem staat uitgebreider beschreven in de vergelijking van Excel, WhatsApp en vrijwilligerssoftware. Wie vooral wil weten waarom de eisen aan vastleggen de laatste jaren zijn opgeschoven, vindt dat in het overzicht van de WBTR en de privacy-eisen in het wijkwerk.

De post in je begroting en je verantwoording

Een abonnement is een vaste last, en dat maakt hem makkelijk te verantwoorden. Zet hem als aparte regel in de begroting onder organisatiekosten, niet weggemoffeld onder algemene bureaukosten, zodat een bestuurslid of een subsidieverstrekker kan zien waar het geld heen gaat.

Sinds de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen op 1 juli 2021 in werking trad, is er bovendien meer aandacht voor de manier waarop besturen van verenigingen en stichtingen hun taak invullen, onder meer op het punt van tegenstrijdig belang en aansprakelijkheid van bestuurders. Een bestuur dat kan laten zien op welke gegevens het stuurt, staat sterker dan een bestuur dat afgaat op het geheugen van een enkele coordinator. Voor organisaties met een ANBI-status komt daar de publicatieplicht op internet bij.

Let ook op de andere kant van de geldstroom. Wie factureert aan een gemeente of aan een andere opdrachtgever, heeft te maken met de wettelijke betaaltermijn van standaard 30 dagen; tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken. Wie levert aan de rijksoverheid moet sinds 1 januari 2017 elektronisch factureren, onder meer via het Peppol-netwerk. En houd er rekening mee dat je administratie 7 jaar bewaard moet blijven.

Wat je niet moet verwachten

Software vindt geen nieuwe vrijwilligers. Ze belt niet met de dochter van een bewoner, ze voert geen slecht-nieuwsgesprek en ze voelt niet aan dat iemand aan het einde van haar Latijn is. Wie hoopt dat een systeem het tekort aan handen oplost, komt bedrogen uit.

Wat een systeem wel doet, is voorkomen dat het beetje capaciteit dat er is, weglekt naar zoekwerk en dubbel werk. En het zorgt ervoor dat een wijk overdraagbaar is, zodat een ziekmelding van de coordinator geen bestuurscrisis wordt.

Conclusie: reken het uit voor je iets besluit

De vraag is niet of coordinatie geld kost, want dat doet ze altijd. De vraag is of die kosten zichtbaar zijn en of ze op de goede plek terechtkomen: in gesprekken met bewoners en vrijwilligers, en niet in het reconstrueren van afspraken die iemand ooit heeft gemaakt. Vul het rekenblad hierboven een keer in met echte cijfers en je hebt binnen een uur een eerlijk beeld.

Valt de vergelijking uit in het voordeel van vastleggen, dan is het wijkoverzicht van Vrijwilligersinzet daarvoor gebouwd: vrijwilligers, hulpvragen, diensten en afspraken op een plek, tegen een vast bedrag per maand. Leg je eigen berekening naast een demo met jouw wijk en jouw soorten hulpvragen via het contactformulier, dan zie je meteen waar de uren blijven. Wie deze artikelen schrijft en de software bouwt, staat beschreven op de pagina over Jimenez Julien.